miércoles, abril 8, 2020
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13 consejos para elegir bien una oficina compartida

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13 consejos para elegir bien una oficina compartida o coworking sin fallar en el intento.

En la mente de los empresarios, los emprendedores y los trabajadores independientes estos tres meses de octubre, noviembre y diciembre son definitivos para lograr o superar las cifras de crecimiento proyectadas para el cierre de año.

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El estado de pérdidas y ganancias se convierte en un insumo para marcar el camino.

Según los expertos en esta época, sin importar el tamaño de la compañía, las Juntas Directivas o el único socio necesitan optimizar recursos y ahorrar en activos.

13 consejos para elegir bien una oficina compartida

Y justamente buscando ahorro es que llegan la mayoría de las marcas multinacionales o emprendimientos a trabajar en espacios de oficinas compartidas o coworking.

“Nuestras estadísticas de los últimos tres años demuestran que el 95% de nuestros clientes llegan buscando formas de optimizar su presupuesto, ahorrar y recibir valor agregado”, explica Luisa Fernanda Gonzáles, Gerente Comercial de Office To Go.

El punto es que no siempre los profesionales eligen el coworking más adecuado para su mercado, necesidades y proyecciones de crecimiento, lo que les implica reprocesos en los que pierden tiempo, dinero y foco.

13 consejos para elegir una oficina compartida

Con una experiencia de más de 20 años en el mundo empresarial y en la gestión de recursos humanos, Luisa Fernanda Gonzáles, reconocida experta en coworking le entrega 13 pautas para elegir correctamente el lugar ideal según sus necesidades.

  1. Defina claramente sus necesidades y las su equipo.

Para que no se deje deslumbrar con aspectos triviales como la posibilidad de escoger entre varias marcas de cerveza, diferentes variedades de leche para el cereal y/o alimentos diarios que supuestamente son gratis, pero no obligatoriamente traen productividad y utilidades a su negocio.

2. Asegúrese de que son planes flexibles.

Su negocio puede crecer exponencialmente y necesitar 50 puestos más de un día para otro o perder un gran contrato y pasar de 50 a 5 empleados.

Así que tomese su tiempo para leer el contrato detenidamente y así evitar pagar penalidades por cambios.

3. Tenga claro su flujo de caja mensual y elija lo mejor para su bolsillo. 

¿Necesita el espacio 24X7 o solo media jornada de lunes a viernes?,¿Su necesidad son las reuniones en modernas salas de juntas?, ¿Necesita un paquete de horas al mes sin días fijos?

La respuesta a estas preguntas ayuda a ver la oferta con más ventajas, tanto en el tamaño del espacio otorgado como en facilidades de pago y descuentos.

4. Revise con detalle el tipo de contrato.

Detalles como el tiempo de permanencia, incrementos exagerados en la tarifa al concluir el tiempo inicial de  contrato, manejo de imprevistos como un cambio de ciudad, motivos de finalización siempre será mejor conocerlos antes que después de firmar. 

Visitar varios lugares te ayuda a elegir lo mejor

5. Visite diferentes espacios y compare.

Hay diferentes tipos de coworking y cada uno está enfocado a un determinado tipo de público. 

No confié ciegamente en lo que dice el folleto, vaya y revise con sus propios ojos y hable con usuarios actuales. 

6. Asegúrese del ambiente laboral.

Dado que el espacio es compartido es vital conocer a los otros profesionales y sus ámbitos. Aproveche las horas gratuitas que ofrecen los mejores Coworking y saqué sus conclusiones. Truco:  Fíjese si lo presentan o no como un nuevo coworker, eso será indicador de cuánto tiempo dedica la marca a crear comunidad y promover el networking vital para hacer nuevos negocios.

13 consejos para elegir bien una oficina compartida

Todo un mundo de geografía empresarial

7. Ubicación.

En estas épocas de trancones monumentales es importante para su productividad, la de su equipo y la comodidad de sus clientes elegir zonas de baja congestión y bien conectadas con los transportes públicos.

8. Estado del inmueble.

Nada mejor que un Centro Empresarial para su marca por imagen, estatus, cercanía a bancos, notarias, cafeterías, restaurantes, gimnasios o incluso supermercados.

9. Tipo de oficinas. 

Que sea un coworking no implica que todo sean espacios abiertos, sofás y barras con sillas altas.

Si necesita privacidad revisa que tu lugar tenga puerta, luces independientes y este separado para evitar ruidos incómodos que pueden perjudicar la concentración.

La comodidad es la clave de todo

10. Ergonomía. 

Un tiempo corto con el portátil en las piernas puede pasar sin problemas. 

Pero, horas de trabajo van a requerir sillas ergonómicas que sujeten la parte lumbar, regulable en altura y dirección y con reposabrazos.

11. Horarios.

Elija especios 7X24, que utilicen tecnología para el acceso porque  facilita trabajar desde muy temprano o hasta muy tarde con la seguridad que requiere usted y su equipo.

12. Internet rápido, seguro y eficiente. 

Una red de comunicaciones eficiente y que cuide la privacidad con altos estándares de seguridad y estabilidad en el servicio es crucial

13. Servicios reales.

Revise que en efecto pueda contar con recepcionista, uso de la dirección, espacios para videoconferencias, impresión, mensajería, personal de aseo, baños dotados, cafería. 

Las estadísticas mundiales señalan que el coworking, así como la tecnología llegó para quedarse.

Son una excelente opción para emprendedores que buscan aumentar su productividad comparado con todas las distracciones usuales de estar en la sala de la casa o el garaje.

Y también son la nueva apuesta de las multinacionales que saben que compartir espacios de trabajo resulta más económico y muy beneficioso en términos de relaciones, contactos, posibilidades de expansión, mejora del productos y promoción de la innovación.

13 consejos para elegir bien una oficina compartida

Cifras del sector coworking

Según la Encuesta Global de Coworking 2018, realizada por Deskmag para 2022 habrá 5.1 millones de personas utilizando oficinas de trabajo colaborativas, lo que implica un crecimiento anual del 24.2%.   

13 consejos para elegir bien una oficina compartida y las cifras de Colombia demuestran la gran acogida.

Las estadísticas del sector señalan una tendencia en crecimiento que si continua como va permitiría a las empresas de coworking tomar del 10% al 30% de la oferta de oficinas, liderado por ciudades como Bogotá, seguida por Medellín, luego Barranquilla y por último Cali.

Dos razones explican el auge de este modelo “La primera es que hicimos realidad el sueño inmobiliario de miles de dueños de pymes, emprendedores y freelancers al ofrecerles un espacio óptimo para trabajar sin que implique invertir millones en oficinas propias o pasar por un engorroso proceso de arrendamiento permanente”, explica Luisa Fernanda Gonzáles, Gerente Comercial de Office To Go.

Buscando un sello diferencial de la oficina compartida

“La segunda razón que es nuestro sello diferencial en el mercado es que somos un motor de innovación porque nos convertimos en ecosistemas donde se incuban ideas, se prototipan iniciativas y se da vida a negocios sin tener que sufrir por un montón de facturas de agua, luz, teléfono, secretaria, café, productos de limpieza, aseo, mensajería, impuesto predial, entre otros”, añade Gonzáles.

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La mayoría de los usuarios de espacios compartidos y coworking llegan para disminuir sus costos mensuales y registrar ahorros tangibles en servicios y administración, y terminan quedándose por la posibilidad de compartir conocimiento de múltiples industrias en el mismo espacio.

En pymes, el promedio de ahorro oscila entre el 10 y 30% cuando pasan de trabajar en oficina propia a coworking.

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